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徹底改造你的員工會議

放大字體  縮小字體 發布日期:2018-10-08  作者:保羅·法爾科內  瀏覽次數:383
 
 
  你的部門會議總是不那么富有成效,員工的積極性遲遲無法激發?是你的主持方式該變了!本文告訴你主持部門員工會議三個關鍵步驟。
 
  如果你與每位下屬談到了他們在工作中各自面臨的現狀;如果你在做決定的過程中引入了建設性的批評意見;如果你問到了在過去的一段時間里,你的部門有沒有更好的做法使得整個公司處于更好的位置,那么,員工例會就不再會像以前那樣令你煩惱了。相反,它可以使會議產生預期的效果并加強團隊的整體表現。
 
  作為有多年閱歷的經理,如果分析員工在人際關系上所出現的問題,你會發現原因歸結起來無外乎有兩類,要么是缺乏交流,要么是缺乏認同。
 
  信不信由你,如果處理得當的話,這兩類問題均可以通過一度被你視為煩惱的員工例會加以解決。會上,你可以同下屬即時進行交流,可以當著眾人的面認可他們的成績。這樣做并不僅僅意味著讓你充當拉拉隊隊長的角色而已,更大的動機來自內部,員工們必須承擔起責任來進行自我推動。而作為經理所肩負的職責,就是創造一個可促使下屬自我推動的環境,計劃周密的每周員工例會將是一個很好的溝通場所,有助于增強員工認同彼此出色的工作。
 
  讓每個人談論自己的境況
 
  成功的員工例會所需做的第一步,就是要與每位下屬談談他們在工作中各自面臨的現狀。尤其要問到的是,“過去的一周里完成了什么工作,以及所遇到的挑戰是什么?”比如:一個負責人事招聘的員工可能會提到,這一周通過他們的努力填補了公司的多少個職位空缺,又有哪些職位空缺,因為某位經理的決定拖延或中介公司提供的人選不適合,而沒有得到預期填補。
 
  讓每個人談論自己的境況不僅十分重要,而且也非常關鍵,這能讓所有的職員了解其他人在做什么。很多時候,職員們都是埋頭各干各的,這樣很容易想當然地認為自己在做所有的工作。而一旦他們聽到其他人也在做工作時,才會更正確評價同事的貢獻。
 
  當然,這種信息共享也能使你始終知曉下屬的情況。作為主管所遇到的最普遍的困惑之一,就是下屬將自己拋到一邊盲目行事。畢竟,這是你手頭棘手的一大麻煩事,同時你應該從其他作主管的同事那里學習如何解決這個問題,而不是從下屬那尋找答案。
 
  常規例會讓每個人有可能最大程度地了解周圍的最新動態。但是,關鍵在于首先要允許下屬們分享信息。這種會議不是“從上向下”傳達指示,而是“從下向上”反饋情況,收集信息,并讓大家彼此尊重各自在工作中所做出的貢獻。
 
  引入建設性的批評意見
 
  員工例會的第二部分,是要在做決定的過程中引入建設性的批評意見。尤其要問到:“針對現有狀況,我們需要采取什么不同的做法,來徹底改造所在部門的工作流程?”結果是——最好的想法往往來自那些平時不事聲張的人。
 
  很多另謀高就的職員在與原公司的人力資源部門提及離職的原因時,理由多數是因為沒人在意及理會他們的想法,這令他們感到很失望。如此一來,每天的工作只是機械地重復著早晨上班,晚上下班,所處的工作氛圍無法帶給他們任何真正意義上的沖擊和影響。其實,我們只需簡單地征求他們的建議,就能滿足他們最基本的心理需求,并產生截然不同的積極效果。何樂而不為呢?
 
  懇請員工們提出自己的建議及關心的問題,在剛開始時,你可能會感到有些不舒服。畢竟,如果他們抱怨的是些你無能為力的問題,你將如何是好呢?新的計算機系統、緩慢的互聯網接入、以及來自其他部門的問題——這些障礙擺在所有人的面前,但是切記,你并不是在主持一個訴苦大會。
 
  你的目的是幫助員工們去關注,在現有資源下能做些什么。首先,你應該將建議的所有權賦予提出建議的人,從而真正地鼓勵員工著眼于你現有的做事方法,并重新審視那些造成低效率、延遲或整體故障的關鍵點。接著,你要制訂一個很小的、容易執行且適合一周工作量的行動計劃,并征求自愿者擔當該項計劃的先頭兵。如此授權——不僅給予了人們提出更好建議的充分自由,也樹立了你自身的權威,使得修正后的方法上打上了你個人的烙印。
 
  尋求更好的做法
 
  員工例會的第三個要素,是你的部門在過去的一周里,有沒有更好的做法使得整個公司處于更好的位置。這聽起來像是唱高調,但工作就是這么回事。招募員工是為了給公司增加收入、減少費用及節省時間,凡是涉及到這三方面中的任何一個,今后有可能影響到公司發展的問題,都應該在員工例會上進行討論、研究甚至一再提及。“我們可以采取什么不同的做法?”這一想法與開始的問題是自然相對應的,因為它反映出特定的時期整個部門的工作將如何進展。它也同樣令大家有機會進行案例分析,從而使類似的情形在以后得到更有效的解決,朝前發展。
 
  作為經理,應該時不時地記著用第三個問題問自己,以檢驗自己的工作成效:“我還能采取什么其他做法,為下屬們提供更好的組織架構、指導及反饋,成為大家事業上的良師益友。”這是一流的、平和的與下屬接觸的方式,當然,開始時你可能會感受到攻擊和責難。
 
  然而,你如果不問就永遠不會知道每個下屬的需要。事實上,每個人都很忙,以至于到了下班時也未必能作完當天的工作。還有,只有保持開明的領導作風和對員工充分信任,才能建立起同事間的友誼以及最大程度地減少人員流動。
 
  最好的建議是什么?那就是花些時間,從事業發展、再培訓及增加責任等方面來了解下屬們的需要。你所投入的時間和關懷將會得到很好的回報。
 
  缺乏信任時如何破局
 
  如果工作關系上已經出現了缺乏信任的現象,應該怎么辦呢?如果你確信大家覺得你高高在上、無法觸及甚至缺乏能力的話,這種平和的方法在員工例會上反而只會讓大家覺得你是虛情假意,更糟糕的結果是——你還可能是在拿自己的職業前途冒險。在這種情況下,不要向整個團隊觸及敏銳話題,與團隊成員進行單獨會談會更容易讓他們買賬。一個接一個的單獨會談結束后,在更一致的基礎上,再引入良師益友的概念就有把握了。
 
  如果在你的團隊里彼此之間缺乏信任,而且在過去的十個月里你們曾一同共事,那么請注意,你恐怕至少得倒退十個月回到起點。你必須從某個起點開始,作為經理你的責任就是要創造一個良好的工作環境,使得員工可以實現自我推動并感受到鼓舞,以達到與以前截然不同的積極效果。針對你的管理風格,征求有建設性的建議,會讓員工們知道,確實應該從各自埋頭做事的狀態中走出來,同時讓自己對團隊中發生的事情變得更敏感。
 
  你可能還是低估了周例會
 
  每周的例會究竟需要達到什么目的?最首要的,當你鼓勵員工之間彼此交流、認同及信任時,就意味將強化整個公司的企業文化。因為當一個人腦子里缺乏周圍的信息,腦子形成一種真空時,就會用各種猜想來填補這部分空間,而通過員工例會能增強了解及認同,使無中生有的猜測減少,這樣會使每個人活得更輕松些。其次,當你的下屬們與你、及他們相互之間有更多的面對面的機會時,同事間的友誼將會最終得到發展。
 
  請記住,人們每天之所以需要匯報工作,其主要原因之一就是工作本身的“社會因素”在起作用。沒人愿意遭到回避、被視為局外人或被圈內的人所排斥,當這種情況發生時,被犧牲的員工將會抱怨所受到的不公正待遇。
 
  最后,這些例會將有希望從工作分配和計劃更新等微觀的方面,擴展到對整個組織形成更巨大沖擊的宏觀方面。例如,公司每年度對職員的表現進行評估時,所要涉及的三個典型問題都可適用于每周例會上:
 
  “自上次(或上周)評估以來你做了哪些工作來為公司增加收入、減少開銷或節約時間?”
 
  “身為你的經理,我如何能真正地提供更多的支持,并幫助你達到事業上設定的目標。”
 
  “接下來的一個階段(或一周)你要達到什么目標?衡量是否達到目標的尺度是什么?”
 
  這樣非經常性地檢驗員工的表現,無論對個人還是整個團隊來說都是受益匪淺的。這些問題也會激發大家討論一些更深入的,關于本部門所扮演的角色與整個公司其他部門之間關系的話題。
 
  鼓勵更加開放的團隊交流對于員工而言,就猶如一味“心靈雞湯”,既簡單又及時。無論如何,你的責任就是營造一個有足夠安全感的工作氛圍,使下屬們不至于感覺到他們在冒著巨大的風險而工作。依照這三步驟如何做的良方,你會發現員工們自始至終都樂于在工作的過程中接觸和接納你。
 
  保羅·法爾科內(Paul Falcone):美國《人力資源雜志》和《人力資源管理學會》網站的長期撰稿人,加州大學商管學院兼職教師。
 
  本文刊載于《銷售與市場》雜志營銷版(原渠道版)2018年09期,轉載請注明出處。
 
 
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